Asistente Ekzekutive


Përshkrimi i punës:

Raportimi direkt te Vice-Presidenti dhe CEO. Asistentja Ekzekutive siguron mbështetje ekzekutive në marrëdhënie pune. Ajo shërben si pika kryesore e kontaktit së brendshmi dhe së jashtmi për të gjitha çështjet që kanë të bëjnë me Zyrën e Vice-Presidentit dhe CEO-s. Asistentja Ekzekutive shërben gjithashtu si ndërlidhëse me bordin e drejtorëve dhe ekipet menaxheriale; organizon dhe koordinon marrëdhëniet e jashtme. Asistentja Ekzekutive duhet të jetë krijuese dhe të kënaqet duke punuar brenda një mjedisi sipërmarrës, e drejtuar nga rezultatet dhe e orientuar nga disponibiliteti. Individi ideal duhet të ketë aftësinë për të ushtruar gjykim të mirë në një larmi situatash, me shkrim të fortë dhe aftësitë e komunikimit verbal, administrativ dhe organizativ dhe aftësi për të mbajtur një ekuilibër realist midis përparësive të shumta. Asistentja Ekzekutive duhet të ketë aftësinë për të punuar në mënyrë të pavarur dhe duhet të jetë në gjendje të punojë nën presion disa herë për të trajtuar një shumëllojshmëri të gjerë të aktiviteteve dhe çështjeve konfidenciale me diskrecion.

Rolet dhe Përgjegjësitë:

Përfundon një larmi të gjerë të detyrave administrative për Vice-Presidentin dhe CEO-n duke përfshirë: menaxhimin e një kalendari aktiv të takimeve; plotësimi i raporteve të shpenzimeve; kompozimin dhe përgatitjen e korrespondencës që ndonjëherë është konfidenciale; rregullimin kompleks dhe planet e hollësishme të udhëtimit, itineraret dhe axhendat; dhe përpilimin e dokumenteve për takime në udhëtim.

  • Planifikon, koordinon dhe siguron që orari i Vice-Presidentit dhe CEO-s të ndiqet dhe respektohet. 
  • Komunikon drejtpërdrejt dhe në emër të Vice-Presidentit dhe CEO-s, me anëtarët e Bordit, stafin e Kompanisë dhe të tjerët, për çështje që lidhen me iniciativat programore të Vice-Presidentit dhe CEO-s.
  • Hulumton, përcakton përparësitë dhe ndjek çështjet hyrëse dhe shqetësimet që i adresohen Vice-Presidentit dhe CEO-s, përfshirë ato të një natyre të ndjeshme ose konfidenciale. Përcakton rrjedhën e duhur të veprimit, referimit ose përgjigjes.
  • Siguron një urë për komunikim të qetë ndërmjet zyrës së Vice-Presidentit e CEO-s dhe asaj të departamenteve të brendshme; demonstrimi i lidershipit për të ruajtur besueshmërinë, besimin dhe mbështetjen me stafin menaxhues.
  • Punon ngushtë dhe efektivisht me Vice-Presidentin dhe CEO-n për t`i mbajtur ata të informuar mirë për angazhimet e tyre, si dhe të azhornuar për çështjet që ndodhin në mjediset e Kompanisë.
  • Përfundon me sukses aspektet kritike të produkteve të dorëzueshme me një qasje praktike, përfshirë hartimin e letrave të mirënjohjes, korrespondencës personale dhe detyrave të tjera që lehtësojnë udhëheqjen në mënyrë efektive të kompanisë.
  • Prioritizon nevojat konfliktuale; merret me çështjet në mënyrë të shpejtë, proaktive dhe vazhdon më tej deri në përfundimin e suksesshëm, shpesh me presione të afateve.

 

Kualifikimet:

  • Shkathtësi të forta organizative që pasqyrojnë aftësinë për të kryer dhe prioritizuar detyrat e shumta pa problem me vëmendje të shkëlqyeshme në detaje.
  • Shkathtësi shumë të forta ndërpersonale dhe aftësi për të ndërtuar marrëdhënie me palët e interesuara, përfshirë stafi, anëtarët e bordit, partnerët e jashtëm dhe kontraktorët.
  • Shkathtësi të komunikimit me shkrim dhe verbal të nivelit ekspert.
  • Demonstron qasje proaktive për zgjidhjen e problemeve me aftësi të forta vendimmarrëse.
  • Pjekuria emocionale.
  • Një lojtar ekipi shumë i shkathët, me aftësinë për të qenë gjithashtu jashtëzakonisht efektiv në mënyrë të pavarur.
  • Aftësi për të trajtuar informacionin konfidencial me diskrecion, të jetë i adaptueshëm për kërkesa konkurruese të ndryshme dhe të demonstrojnë nivelin më të lartë të shërbimit dhe përgjigjes ndaj klientit.
  • Aftësi për të arritur qëllime të performancës së lartë dhe për të përmbushur afatet me një ritëm të shpejtë.
  • Anglishte e folur dhe e shkruar shumë e mirë.

 

Arsimi dhe përvoja:

  • Kërkohet diplomë bachelor
  • Përvojë dhe interes në komunikimet e brendshme dhe të jashtme. 
  • Aftësi në Microsoft Office (Outlook, Word, Excel dhe Power Point), Adobe Acrobat dhe Social Platformat e mediave.