Kur bëhet fjalë për komunikimin në vendin e punës, dërguesi duhet të përcjellë një mesazh të qartë përmes metodës më të mirë të dorëzimit. Marrësi duhet ta interpretojë atë mesazh qartë. Komunikimi më efektiv lehtësohet kur dërguesi është i qartë, specifik dhe personal. Marrësi duhet të dëgjojë me kujdes, të lexojë në mënyrë të përshtatshme kontekstin dhe të kërkojë sqarime kur është e nevojshme.
Me teknologjinë, vetë metoda e shpërndarjes, siç është mesazhi i menjëhershëm ose posta elektronike, mund të përmirësojë ose ndërhyjë si në kontekstin e mesazhit, ashtu edhe në qartësinë e përmbajtjes. Përpara se thjesht të përfitoni nga lehtësia e teknologjisë së vendit të punës, duhet të keni parasysh mënyrën me të cilën mesazhi juaj do të jetë më i qartë dhe ka shumë të ngjarë të interpretohet si duhet.
Komunikimi në punë është ndryshe nga sa ishte vetëm dhjetë vjet më parë. Ditët e fakseve, thirrjeve telefonike dhe memorandumeve kanë mbaruar dhe në vend të tyre është një hapësirë zyre e lidhur teknologjikisht. Kjo lejon reagime dhe disponueshmëri pothuajse të vazhdueshme. Teknologjia e komunikimit në zyrë është duartrokitur dhe toleruar, por vetëm kur përdoret në mënyrë korrekte, ajo mund të jetë pjesë integrale e përmirësimit të komunikimit në vendin e punës.
Teknologjia e komunikimit të zyrës dhe vendi i sotëm i punës
Nuk ishte shumë kohë më parë që kur një punonjës largohej nga zyra, shkëpuste lidhjen me vijimësinë e punës. Tani, falë teknologjisë, komunikimi në punë dhe kur largohemi nga puna ka ndryshuar rrënjësisht. Më shumë se një në tre anëtarë të fuqisë punëtore amerikane janë të mijëvjecarit të ri, duke i bërë ata brezin më të madh në fuqinë tonë të punës aktualisht. Kjo grupmoshë u rrit duke iu përshtatur teknologjisë së re dhe e mirëpret atë në vendin e punës. Ata janë gjithashtu të aftë në përdorimin e formave të reja të teknologjisë për të përmirësuar komunikimin.
“Nga lehtësimi i komunikimit në distanca te përdorimi i zgjidhjeve të reja dixhitale në vendin e punës, mundësitë e siguruara nga teknologjia janë të pafundme, dhe janë të rinjtë e brezit mijëvjeçar që e dinë këtë dhe janë të pozicionuar të shfrytëzojnë potencialin e tij të plotë,” tha Gabriel de Diego Zori , Drejtor i planifikimit dhe strategjisë së burimeve njerëzore në Telefónica.
Kompanitë i janë përgjigjur ekspertizës dhe rehatisë së mijëvjeçarëve me teknologjinë. Edhe posta elektronike duket se është vjetëruar me rritjen e mesazheve të çastit dhe konferencave video. Printerët bëhen me pluhur pasi pjesa më e madhe e punës sonë ruhet në cloud në vend të një pirgu mbi tavolina. Për më tepër, fleksibiliteti lind nga kjo lidhje. Sipas Byrosë së Statistikave të Punës, 23% e punëtorëve Amerikanë kanë bërë të paktën disa punë nga shtëpia e tyre në 2017, një përqindje që do të ishte e pamundur të arrihej në fund të shekullit të shkuar.
Përmirësimi i komunikimit në vendin e punës përmes teknologjisë
Studimet kanë treguar se komunikimi joefektiv në vendin e punës mund tu kushtojë kompanive mesatarisht 420,000 $ në vit. Kështu, komunikimi efektiv është thelbësor për suksesin e organizatave.
Anna Pickard, një drejtore krijuese në Slack tha, “Ne jemi mësuar të kemi një mjet për gjithçka, por kjo do të thotë shumë ndërrim konteksti dhe humbje kohe duke u përpjekur të kujtoni se çfarë po bënit para se të hidheshit nga këtu atje për të bërë gjënë e fundit që keni bërë, para gjësë tjetër që duhet të kishit bërë në të vërtetë. ”
Ajo vazhdon duke rekomanduar që të gjitha ndërmarrjet të marrin në konsideratë organizimin e mjeteve, duke kuptuar se cilat janë efikase, cilat janë harxhuese të kohës, si dhe në cilat situata duhet të përdoren. Ndërsa teknologjia si Slack, mesazhet e menjëhershme, madje edhe posta elektronike janë fantastike, është e rëndësishme të dini kur duhet të telefononi për të lënë një takim ballë për ballë ose thjesht të merrni telefonin për të ndaluar njëzinxhir të pafund emailesh.
Këtu janë disa mënyra fantastike sesi teknologjia po përmirëson komunikimin në vendin e punës kur zbatohen udhëzimet e duhura.
Ndërlidhja e punonjësve nga i gjithë vendi
Për shkak se gjithnjë e më shumë njerëz po punojnë në distancë të paktën një pjesë të kohës dhe për shkak se shumë kompani kanë zyra të shumta, teknologjitë si Skype, Slack dhe platforma të tjera të njohura ndihmojnë në mbajtjen e ekipeve të lidhura. Të jesh në gjendje të hysh në një telefonatë me video konferencë dhe të flasësh me kolegë në të gjithë globin është jo vetëm e pabesueshme, por ul shanset e keqkomunikimit që mund të bëhen të kushtueshme për sa i përket parave dhe kohës. Nëse një ekip është i madh dhe i shtrirë, drejtuesit duhet të sigurojnë teknologjinë e duhur për të lejuar punonjësit e tyre të lidhen në kohën e duhur.
Dokumentimi i Bisedave
Regjistrat e bisedave që mund të referohen në datat e mëvonshme sigurojnë dokumentacion të shkëlqyeshëm për ekipe. Në vend të mbështeteshin thjesht në kujtesën e thirrjeve telefonike ose shënimeve nga takimet, ekipet tani thjesht mund të kontrollojnë chatin apo emailin, për të pasur akses në ato që diskutuan me bosët dhe kolegët e punës ditë më parë. Kryesorja është të sigurohet që mjetet të përdoren si duhet dhe të segmentohen në mënyrë që bisedat e shumta të mos varrosin informacione të rëndësishme që anëtarëve të ekipit mund t’u duhet të referojnë më vonë.
